IT-Ausschreibung vorbereiten: Schwellenwerte, EVB-IT und Vergabeunterstützung

Eine IT-Ausschreibung scheitert fast nie an der Technik, sondern an der Vorbereitung: unklarer Bedarf, produktnah formulierte Leistungsbeschreibung, falscher Vertragstyp. Wer vor dem Verfahren sauber plant, den Auftragswert realistisch schätzt und die Wertungskriterien vorab festlegt, kommt ohne Rüge und ohne Verzögerung zum Zuschlag. Dieser Ratgeber zeigt dir, welche Schwellenwerte seit 2026 gelten, warum Produktneutralität Pflicht ist und an welchen Stellen sich externe Vergabeunterstützung rechnet.

Ab welchem Auftragswert musst du IT europaweit ausschreiben?

Ob eine IT-Ausschreibung national oder europaweit läuft, entscheidet der geschätzte Netto-Auftragswert. Die EU passt die Schwellenwerte alle zwei Jahre an; die aktuellen Werte gelten seit dem 1. Januar 2026 und bis Ende 2027. Sie sind gegenüber der Vorperiode leicht gesunken, es fallen also etwas mehr Verfahren unter das Oberschwellenrecht.

Grundlage sind die Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2150, 2025/2151 und 2025/2152 der EU-Kommission vom 22. Oktober 2025, nachzulesen in der Übersicht des Vergabeportals cosinex (Stand: September 2026). Wichtig ist die saubere Schätzung: Ein IT-Projekt darf nicht in Lose zerlegt werden, um unter einen Schwellenwert zu rutschen. Maßgeblich ist der Gesamtwert inklusive Optionen, Verlängerungen und Wartung über die gesamte Laufzeit.

Produktneutral formulieren: der Kernpunkt jeder IT-Ausschreibung

Der häufigste Angriffspunkt in einer IT-Ausschreibung ist die Leistungsbeschreibung. Nach § 31 Absatz 6 der Vergabeverordnung darfst du nicht auf eine bestimmte Herkunft, ein besonderes Verfahren, Typen oder gewerbliche Schutzrechte verweisen, wenn das einzelne Unternehmen begünstigt oder ausschließt. Nur wenn sich der Auftragsgegenstand anders nicht hinreichend genau beschreiben lässt, ist ein solcher Verweis ausnahmsweise erlaubt – und dann zwingend mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Den vollständigen Normtext stellt das Bundesjustizministerium bereit.

In der Praxis ist das anspruchsvoller, als es klingt. Eine Ausschreibung kann wörtlich neutral formuliert sein und trotzdem diskriminieren, wenn die Summe der technischen Anforderungen faktisch nur noch ein Produkt übrig lässt. Deshalb gehört vor jede Formulierung eine funktionale Bedarfsanalyse: Was soll das System leisten, welche Schnittstellen sind gesetzt, welche Betriebszeiten sind nötig? Erst daraus entstehen Kriterien, die mehrere Anbieter erfüllen können.

Welcher EVB-IT-Vertrag passt zum Projekt?

Für die Beschaffung von IT-Leistungen nutzt die öffentliche Hand die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen, kurz EVB-IT. Sie decken Kauf, Überlassung, Dienstleistung, Instandhaltung, Erstellung, Systemlieferung, System, Service und Cloud ab; hinzu kommt seit einiger Zeit die EVB-IT Rahmenvereinbarung, die die einzelnen Vertragstypen als Module bündelt.

Die Wahl des Vertragstyps ist keine Formalie der IT-Ausschreibung, sondern eine Risikoentscheidung. Ein Dienstvertrag schuldet Tätigkeit, ein Erstellungsvertrag schuldet ein funktionierendes Ergebnis. Wer ein Fachverfahren einführen lässt, es aber über einen Dienstleistungsvertrag beschafft, steht bei Mängeln deutlich schlechter da. Auch die Abnahme, die Haftungsgrenzen und die Rechte an den Ergebnissen hängen am Vertragstyp. Diese Entscheidung gehört in die Planungsphase, nicht in die Woche vor dem Zuschlag.

Was sich seit Juli 2026 im Vergaberecht geändert hat

Das Gesetz zur Beschleunigung der Vergabe öffentlicher Aufträge ist am 1. Juli 2026 in Kraft getreten. Es setzt auf weniger Nachweispflichten, stärkere Eigenerklärungen und mehr elektronische Kommunikation. Parallel dazu gelten Verwaltungsvorschriften des Bundes: Für Liefer- und Dienstleistungen sind Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem Auftragswert von 100.000 Euro seit demselben Datum voraussetzungslos erlaubt, was besonders kleineren Anbietern und Start-ups den Zugang erleichtern soll. Die Bundesregierung fasst die Eckpunkte der Reform zusammen (Stand: September 2026).

Für dich als Vergabestelle heißt das: Der Verfahrensweg wird kürzer, der inhaltliche Anspruch bleibt. Eine schlecht beschriebene Leistung wird durch ein schnelleres Verfahren nicht besser, sondern nur schneller teuer. Die Vorbereitung der IT-Ausschreibung bleibt der Hebel, der über Kosten und Termine entscheidet.

Wann sich externe Vergabeunterstützung lohnt

Eine IT-Ausschreibung bindet Fachwissen aus Technik, Recht und Projektsteuerung. Kleine und mittlere Verwaltungen haben aber selten eine eigene Stelle, die Bedarfsermittlung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix und Vergabeakte aus einer Hand abdeckt. Genau dort setzen unabhängige IT-Planungsbüros an: Sie übernehmen die technische Planung und begleiten das Verfahren bis zur Abnahme, ohne selbst Produkte zu verkaufen. Wer diesen Weg prüft, findet bei Anbietern für herstellerneutrale IT-Planung und Vergabebegleitung einen Überblick über den typischen Leistungsumfang von der Bedarfsanalyse bis zur Projektüberwachung.

Achte bei der Auswahl auf zwei Punkte: echte Herstellerneutralität, also keine Vertriebsbindung an Systemhäuser, und Erfahrung mit vergleichbaren Verfahren im öffentlichen Bereich. Weitere Anbieter aus dem Umfeld findest du im Bereich Dienstleistungen des Branchenverzeichnisses, aktuelle Beiträge rund um Digitalisierung im Themenbereich Digital.

Häufige Fragen

Wie schätze ich den Auftragswert einer IT-Ausschreibung richtig?

Du rechnest den gesamten Nettowert über die geplante Laufzeit zusammen: Lizenzen, Hardware, Einführung, Schulung, Wartung, Support sowie alle Optionen und Verlängerungen. Eine Aufteilung allein zu dem Zweck, unter einen Schwellenwert zu kommen, ist unzulässig.

Darf ich ein bestimmtes Produkt nennen?

Nur wenn sich der Bedarf anders nicht hinreichend genau beschreiben lässt oder der Verweis durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist, etwa bei Ersatzteilen für eine vorhandene Anlage. In diesem Fall muss der Zusatz „oder gleichwertig“ stehen.

Was gehört in die Bewertungsmatrix?

Alle Zuschlagskriterien mit ihrer Gewichtung und einer nachvollziehbaren Bewertungsmethode, bekanntgemacht vor Angebotsabgabe. Nachträgliche Änderungen an der Gewichtung sind der klassische Grund für erfolgreiche Rügen.

Wer haftet, wenn das IT-Projekt nach dem Zuschlag scheitert?

Das hängt am gewählten EVB-IT-Vertragstyp. Bei werkvertraglichen Typen schuldet der Auftragnehmer ein funktionierendes Ergebnis, bei dienstvertraglichen nur die vereinbarte Tätigkeit. Eine rechtliche Bewertung im Einzelfall ersetzt dieser Ratgeber nicht.

Gelten die neuen Regeln auch für laufende Verfahren?

Nein. Die Änderungen durch das Vergabebeschleunigungsgesetz greifen grundsätzlich für Verfahren, die ab dem 1. Juli 2026 begonnen wurden. Vorher eingeleitete Verfahren laufen nach altem Recht weiter.